個人情報保護方針

個人情報の取扱いについて

次のハーバーグループ各社(以下「ハーバーグループ」と言います)は、個人情報保護の重要性を認識し関連する法令・ガイドラインを遵守するとともに、次のとおり個人情報保護方針を定め、これを実行し維持することを宣言いたします。

ハーバーグループ
株式会社ハーバー研究所
代表取締役社長 西 幹男

ハーバー 株式会社
代表取締役会長 小柳 典子
代表取締役社長 瀧澤 真実

ハーバーコスメティクス 株式会社
代表取締役社長 川田 直

個人情報保護方針

1. 個人情報の取得について

ハーバーグループでは、個人情報の利用目的をあらかじめ明確に定め、適法かつ公正な手段により、必要な範囲で個人情報を取得いたします。

2. 個人情報の利用、提供について

ハーバーグループでは、個人情報を、あらかじめ定めた利用目的の範囲内で、業務の遂行上、必要な限りにおいて利用します。当社は、次の場合を除いて、ご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供いたしません。

・法令に定められている場合
・人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
・公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
・国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
・利用目的の範囲内で、グループ各社において共同利用する場合
・利用目的の範囲内で外部委託する場合

3. 個人情報の外部委託について

ハーバーグループでは、個人データの取扱いを第三者に委託する場合には、当社の責任において委託先を厳選したうえで、秘密を保持させるために必要かつ適切な監督を行います。

4. 個人情報の管理について

ハーバーグループでは、個人データの正確性を保ち、個人データへの不正アクセス、紛失、破壊、改ざんおよび漏洩等を防止するため、合理的で適正な情報セキュリティ対策を講じます。

5. ハーバーグループの管理体制について

ハーバーグループでは、個人情報保護管理者を任命し、個人情報に関する社内管理体制の整備とともに継続的な改善をはかり、役員および従業員に対し教育啓蒙活動等を実施いたします。

6. 法令・規範の遵守について

ハーバーグループでは、個人情報の取扱いにおいて、個人情報の保護に適用される法令、ガイドラインを遵守いたします。

7. ご相談窓口の設置について

ハーバーグループでは、個人情報に関する相談・受付窓口を設置し、ご本人さまが個人情報の開示等を希望された場合には、合理的な範囲内で遅滞無く対応いたします。

「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項

ハーバーグループは「個人情報の保護に関する法律」（以下「法」といいます。）に基づき、以下の事項を公表いたします。

1. 個人情報の利用目的の公表に関する事項

お客さまから、ご注文、会員登録、ご紹介等でご提供いただきました、お名前、性別、ご住所、生年月日、電話番号、メールアドレス、お支払い方法、お届け別送先、ご注文商品、ご意見等の個人情報は、ハーバーグループの「保有個人データ」として大切にお取扱いさせていただきます。

1. 契約締結に伴って書面（電磁的記録を含む）に記載された個人情報を直接提供していただく場合、その都度、利用目的を明示させていただきます。
2. 書面（電磁的記録を含む）以外の方法で個人情報を直接提供していただく場合、または間接的に取得する場合、次の利用目的の制限の範囲内で取り扱わせていただきます。また、商品開発やサービス向上のため、アンケート等により上記に列挙した以外の個人情報をご提出いただく場合がありますが、その場合はその都度利用目的を明示し、それ以外の目的には使用いたしません。

＜個人情報の利用目的＞

1. お客さまの個人情報
   ご購入いただいた商品の決済、発送、関連するアフターサービス、および商品・サービスの開発・改善、お客さまへのお知らせ等のために利用いたします。お客さまとの電話応対については、応対品質向上のため、録音させていただいております。またナンバーディスプレイを採用しております。
2. 取引先担当者の個人情報
   取引先との業務遂行に必要な各種連絡対応、問い合わせ対応、ハーバーグループが取扱う商品・サービスに関する情報提供、ハーバーグループが取扱う商品・サービスに関する販売促進活動（販売およびキャンペーン・催し物等）、ハーバーグループが取扱う商品・サービスに関するマーケティング調査・分析・統計、ハーバーグループの施設への入退管理および安全管理のために利用します。
3. 従業員等の個人情報
   従業員等の雇用および人事管理（退職者の人事管理等を含む）のために利用します。
4. 株主の個人情報
   会社法等関係法令に基づく株主の権利の行使および義務履行への対応、事業報告書その他配布物の送付およびご連絡等のために利用いたします。
5. 採用応募者、インターンシップ応募者の個人情報
   採用業務・インターンシップに関する業務の実施および管理、採用応募者・インターンシップ応募者への採用情報等の提供または連絡のために利用します。

2. お客さまの個人情報の「共同利用」に関する事項

ハーバーグループでは、以下のように、グループ企業で機能を分担し、お客さまに総合的なサービスを提供しておりますので、全ての個人情報に関しては、利用目的の範囲内で共同利用いたします。なお、当該個人データの管理責任は、株式会社ハーバー研究所が負っています。

＜共同利用者の範囲＞
株式会社 ハーバー研究所 卸売、顧客データベース管理、コールセンター
ハーバー株式会社 製造
ハーバーコスメティクス株式会社 製造、物流

3. 個人情報の外部委託

第1項に記載した利用目的達成のため、ハーバーグループが保有する個人情報の取扱いを第三者に委託することがあります。その場合には委託先を厳選したうえで、秘密を保持させるために必要かつ適切な監督を行います。

4.「保有個人データ」に関して「本人の知り得る状態」に置くべき事項

保有個人データの内容、利用目的は、「1．個人情報の利用目的の公表に関する事項」に記載したものと同様です。

5. 個人情報の「第三者提供」について

ハーバーグループでは、お客さまより取得した個人情報を適切に管理し、予めご本人さまの同意を得ることなく第三者に提供することはありません。但し、次の場合は除きます。

・法令に基づく場合
・人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
・公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
・国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
・利用目的の範囲内でグループ各社において共同利用する場合
・利用目的の範囲内で外部委託する場合

6. 個人情報の管理について

ハーバーグループは、個人データについて（ハーバーグループが取得し、または取得しようとしている個人情報であって、ハーバーグループが個人データとして取り扱うことを予定しているものも含む）、不正アクセス、紛失、破壊、改ざんおよび漏洩の防止に努め、以下の通り適切な安全管理措置を実施します。

基本方針の策定	・個人データの適正な取扱いの確保のため、「法令・規範等の遵守」、「苦情・相談窓口」等について本指針（個人情報保護方針）を策定しています。
個人データの取扱いに係る規律の整備	・取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について規程を策定しています。
組織的安全管理措置	・個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取扱う従業者および当該従業者が取扱う個人データの範囲を明確化し、個人情報保護法や個人情報保護管理規程に違反している事実または兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備しています。 ・個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
人的安全管理措置	・個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。 ・個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。
物理的安全管理措置	・個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。 ・個人データを取扱う機器、外部記憶媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、外部記憶媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。
技術的安全管理措置	・アクセス制御を実施して、担当者および取扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。 ・個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
外的環境の把握	・外国において個人データを取扱う場合には、当該外国における個人情報の保護に関する制度を把握したうえで安全管理措置を実施しています。

7.「開示等の求め」に応じる手続等に関する事項

ハーバーグループでは、保有個人データのご本人さままたはその代理人からの開示・変更等・利用停止等の求めに対して、以下の本人確認または正当な代理人であることの確認を行った後、遅滞無く対応させて頂きます。

（1） 開示の対象となる項目
開示の対象となる「保有個人データ」の項目は以下のとおりです。
1.氏名　2.住所　3.性別　4.生年月日　5.顧客ID　6.メールアドレス　7.電話番号　8.購入履歴　9.お届け別送先　10. お支払い方法
但し、一定期間経過後、ハーバーグループの判断で保有個人データを消去する場合がございます。

（2）「開示等の求め」の申出先
引越し等に伴う住所変更、結婚などで姓が変更された場合などの保有個人データの変更等の対応につきましては、コールセンターでお受けいたします。
コールセンター 受付電話番号：0120-16-8080

ネット会員の方は入会の際に同意された規約に定められた手続きによります。上記以外の場合または上記で対応できない場合は、所定の申込書に必要書類を添付の上、下記宛てにご郵送下さい。
〒101-0041
東京都千代田区神田須田町1-24-11
株式会社　ハーバー研究所　総務・人事部

（3）「開示等の求め」に際しての本人確認および提出していただく書面（様式）等
1.本人確認
《引越し等に伴う住所変更、結婚などで姓が変更された場合などの保有個人データの変更等の対応につき、コールセンターでお受けする場合》
A．ご本人さまが来社された場合：運転免許証、健康保険証の被保険者証、個人番号カード表面、旅券（パスポート）、在留カード、年金手帳、印鑑証明書と実印のいずれか。この場合、当社所定の書面（申込書）にご記入いただきます。
B．ご本人さまからお電話いただいた場合：一定の登録情報（生年月日等）当方よりのコールバックにより対応する場合があります。
《上記以外の場合または上記で対応できない場合に株式会社ハーバー研究所（以下「当社」と言います。）総務・人事部でお受けする場合》
C．ご本人さまから郵送いただく場合：運転免許証や健康保険証の被保険者証などの公的証明書のコピー
D．代理人の場合：ご本人さまおよび代理人について、運転免許証、健康保険証の被保険者証、個人番号カード表面、旅券（パスポート）、在留カード、年金手帳、弁護士の場合は登録番号のいずれかと代理を示す当社所定の委任状または法定代理権があることを確認するための戸籍謄本等の書類

2.ご提出いただく書面等
開示等のお申込みを郵送手続きにてご希望される場合、次の申込書を下記よりダウンロードしていただくか、当社総務・人事部までご請求ください。申込書の所定事項を全てご記入の上、上記に掲げましたご本人さまを確認させていただくための書類と、返信用としてご本人さま宛ての切手を貼った封筒（書留等）を同封下さい。

当社所定の申込書（実印を押印してください）

・保有個人データ開示申込書
・保有個人データ訂正等申込書
・保有個人データ利用停止等申込書
・個人情報開示申込みに関する委任状
・個人情報開示の訂正等申し込みに関する委任状
・個人情報の利用停止に関する委任状

（4）「開示等の求め」の手数料およびその徴収方法
当社総務・人事部に書面にて申請される場合は1 回の申請ごとに、590 円を申し受けます。590 円分の郵便切手を申請書類に同封して下さい。返信用としてのご本人さま宛ての切手を貼った封筒（書留等）が同封されていない場合、手数料が不足していた場合、または手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払い等がない場合は、開示等の求めがなかったものとして対応させていただきます。

（5）「開示等の求め」に対する回答方法
申請書記載の住所宛に書面を郵送することにより回答させていただきます。（お客さまの同意がある場合はその方法によります。）

（6）開示等の求めに関して取得した個人情報の「利用目的」
開示等の求めに伴い取得した個人情報は、開示等の求めにご回答するために必要な範囲内で取り扱うものとします。提出いただいた書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後、3 年間保存し、その後破棄させていただきます。

（7）「保有個人データ」の不開示事由について
次の事由に該当する場合には、ご請求頂いた個人情報は不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記してご通知申し上げます。また、不開示の場合についても所定の手数料を頂きます。

・申請書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所と登録住所が一致しないなど本人確認ができない場合
・代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
・所定の申請書類に不備があった場合
・開示の求めの対象が「保有個人データ」に該当しない場合
・本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・ハーバーグループの業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・他の法令に違反することとなる場合

8.「苦情」の受付窓口に関する事項

当社の個人情報の取扱いに関する苦情については、下記までお申し出下さい。

9. クッキー（Cookie）の使用について

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